GWALENN | Coordination des cas complexes

GWALENN est un outil numérique partagé, fruit d’une co-construction régionale et pluridisciplinaire, destiné à faciliter le partage d’informations et la communication dématérialisée entre les intervenants dans le cadre du parcours de la personne.

Comment ça marche ?

L’outil Gwalenn est disponible sur la plateforme TéléSanté Bretagne et interopérable avec d’autres services proposés par le Groupement Régional e-Santé Bretagne tels que l’Annuaire Régional, la Messagerie Sécurisée et nouveautés 2021 : le ROR et le DMP.

Il est composé d’un dossier de coordination usager, créé par un dispositif de coordination répondant à des objectifs d’élaboration, d’évaluation et de suivi du parcours de la personne et est partageable avec les différents dispositifs utilisant GWALENN et les professionnels s’ils interviennent dans le parcours.

Vous y trouverez :

• les données administratives de la personne,
• un agenda,
• des fiches de suivi,
• la liste des intervenants.

Vous pouvez établir un projet de coordination, duquel découle la création automatisée d’un PPCS (Plan personnalisé de coordination en santé).

Dans un objectif d’homogénéisation des pratiques, une partie des volets de ce dossier est commune à tous les dispositifs de coordination. Grâce à ces volets mutualisés, des pratiques homogénéisées de la part des utilisateurs, il est possible de mettre à disposition dans GWALENN des indicateurs automatisés permettant de générer automatiquement des rapports d’activités.

Le portail Partenaires, accès dédié aux professionnels du cercle de soin

Des volets spécifiques existent, et sont mis à disposition à certaines structures, pour les informations qui leurs sont dédiées et correspondant à leur activité propre.

GWALENN propose un accès simplifié pour les professionnels impliqués dans le parcours de soin de l’usager.

Il est accessible via le Portail TéléSanté Bretagne, dédié aux acteurs partenaires (libéraux, structures médico-sociales…) avec une interface allégée, accessible en mobilité. Il y est proposé une vue simplifiée du dossier de coordination des personnes accompagnées par le partenaire en fonction des habilitations.

GWALENN est d’ores et déjà déployé auprès des dispositifs de coordination bretons, qui peuvent créer des accès aux professionnels partenaires (ajoutés dans les cercles de soins des dossiers usagers) de manière autonome.

Ce qu’apporte GWALENN

En perpétuel mouvement et réflexion, la question de l’organisation des soins et au-delà, du parcours de la personne, s’est vue enrichie et fluidifiée par la mise à disposition de GWALENN.

L’outil a permis des évolutions palpables sur les pratiques professionnelles, notamment de par sa dimension régionale.

Les professionnels de santé concernés par GWALENN

La progression des maladies chroniques, les situations de perte d’autonomie, l’accroissement du nombre de personnes âgées et handicapées rendent nécessaires le développement et la diversification des soins et des services, mais requièrent également une meilleure coordination des interventions.

La logique du parcours s’appuie sur la mise en place d’organisations centrées sur des pratiques collaboratives, pluri professionnelles et multidisciplinaires, c’est à eux que s’adresse cet outil, et à tout type d’utilisateur associé à la coordination (sanitaire, sociale et médico-sociale) autour de la personne et le spectre des utilisateurs est donc très large. Qu’il s’agisse de coordinateur de parcours issus de PTA ou de DAC, de pilote et/ou de gestionnaire de cas MAIA (lorsque celles-ci n’ont pas encore été intégrées aux DAC), de Réseau, de CLIC, de Plateforme de Coordination ou de tout autre dispositif spécifique.

Il s’adresse également à différents domaines d’interventions :

• Généraliste
• Personnes âgées
• Personnes handicapées
• Enfance
• Paralysie cérébrale
• Soins dentaires spécifiques
• Soins palliatifs pédiatriques

Concrètement, 67 structures sont utilisatrices de GWALENN. Il s’agit de la totalité des MAIA, Dispositifs d’Appui à la coordination, PTA, Plateforme TND Bretonnes. S’agissant des CLIC, 2 départements bretons utilisent GWALENN à 100%, un autre est en cours de déploiement et le dernier étudie l’opportunité d’utiliser l’outil.

GWALENN compte en moyenne par mois environ 350 utilisateurs, professionnels de la coordination, actifs.

Les dispositifs de coordination sont au contact au quotidien avec de multiples professionnels partenaires, pour lesquels un accès spécifique peut être ouvert :

• Des professionnels de santé libéraux
• Médecins généralistes, psychiatres…
• Professionnels paramédicaux : kinésithérapeutes, infirmiers, ergothérapeute, orthophoniste…
• Des salariés de structures d’aides à la personne
• Des membres (agents, salariés) de services spécifiques en établissements (sanitaires et médico-sociaux)

La genèse du projet

GWALENN est né à l’initiative des Dispositifs d’Appui et de Coordination de la région Bretagne. Leur volonté de converger vers l’utilisation d’un outil numérique partagé visait à optimiser la coordination des parcours.

C’est à la fin de l’année 2014, sous l’impulsion des Pilotes MAIA et de l’Union des Réseaux et dispositifs de coordination en Santé de Bretagne (URSB), que les travaux ont été amorcés.

Une dynamique de co-construction d’un cahier des charges régional s’est enclenchée, mobilisant des professionnels de santé libéraux et des professionnels de coordination réunis au sein de l’URSB, en lien avec le Groupement Régional e-Santé Bretagne et l’ARS Bretagne.

L’implication très forte des acteurs de terrains et leur participation à de nombreux groupes de travail animés par le Groupement Régional e-Santé Bretagne a permis d’aboutir à un cahier des charges, publié fin 2016.

L’étude des candidatures s’est faite de manière collégiale entre le Groupement Régional e-Santé Bretagne, l’ARS Bretagne, les acteurs de terrains, l’URSB et les fédérations.

Retour en image sur la démarche projet autour de GWALENN : genèse, démarche itérative et retours d’expériences avec les acteurs mobilisés.

La signification de GWALENN

GWALENN est un nom breton qui signifie cercle. Il a été choisi par l’ensemble des acteurs afin de mettre en valeur l’ADN de ce projet : Le Cercle de Soin, élément primordial dans le parcours d’une personne regroupant toutes les personnes intervenant dans la prise en charge de la personne quel que soit son domaine d’intervention.

L’évolution de l’outil

Porté par un collectif composé de l’ensemble des dispositifs de coordination bretons, GWALENN est un outil qui évolue pour s’adapter aux pratiques de terrains et au cadre national.

Le GCS e-Santé Bretagne, en tant qu’animateur de la réflexion, s’assure d’avancer avec des principes fort de consensus, d’écoute et d’équité pour que chacun se sente impliqué dans le projet. Un vocabulaire commun, une méthodologie se basant sur une démarche AGILE ont permis de créer du lien entre les acteurs.

Dans un objectif d’ouverture, d’autres dispositifs se sont intégrés au projet au fil du temps. GWALENN est en perpétuelle évolution. Les acteurs impliqués hier ne sont parfois pas les mêmes qu’aujourd’hui, chacun s’impliquant en fonction de ses centres d’intérêt et de ses possibilités, l’enjeu est pour le GCS e-Santé Bretagne de conserver une dynamique et un collectif fort.

Télécharger le schéma

Financement du projet

Le financement de l’outil est porté par l’ARS Bretagne. Dans un souhait de mutualisation des moyens, la mise en place d’un outil unique au bénéfice des coordinations a permis d’éviter la multiplication d’outils disparates, non communiquant et la cumulation des coûts d’interopérabilité.