FAQ

Pour rappel, depuis le 1er janvier 2021, toute donnée de santé doit être référencée avec l’Identité Nationale de Santé. La responsabilité du responsable de traitement peut être engagée en cas d’évènements indésirables liés à l’identification de la personne (par exemple, en cas d’incident lors d’une prise en charge sans utilisation de l’INSQ). La CNIL peut également organiser des contrôles sur site afin de vérifier, notamment, la mise en œuvre des exigences relatives à la sécurité des données de santé dont la mise en place de l’INS. Des dispositions complémentaires plus coercitives pourraient être envisagées à l’avenir s’il était constaté que les acteurs de la prise en charge n’organisent pas leur mise en conformité en lien avec leurs éditeurs.

Par ailleurs, pour rappel, il ne sera plus possible d’alimenter Mon espace santé sans INS qualifiée à partir de 2023.

Les professionnels autorisés à référencer les données de santé avec l’identité INS doivent appartenir au cercle de confiance. Il s’agit des acteurs de la santé et du médico-social qui concourent à la prise en charge de l’usager, au suivi médico-social de la personne ou qui mènent des actions de prévention. Pour en savoir plus sur le cercle de confiance et sur les personnes qui en font partie, reportez-vous au référentiel INS.

L’INS-C est un numéro qui était calculé à partir du numéro de sécurité sociale, de la date de naissance et de la première lettre du prénom de l’usager. Ce numéro était calculé en interne par le système d’information uniquement s’il y avait une lecture de la carte Vitale. Pour rappel, l’INS-C était également utilisé dans la première version du DMP (API V1) en tant qu’identifiant patient, car l’INS n’existait pas encore à ce moment-là. Aujourd’hui, les éditeurs ne peuvent plus se faire homologuer sur cette version du DMP. L’INS-C a vocation à disparaitre. L’identité INS, quant à elle, comprend un identifiant (le matricule INS), l’OID et cinq traits d’identité provenant des bases nationales de référence. Elle est donc bien plus complète et sécurisée que l’INS-C.

Le matricule INS est renseigné dans le système d’information des structures de santé. L’identité INS sert à sécuriser le parcours patient et à partager les informations de santé. L’appel au téléservice INSi et la vérification d’identité est transparent pour le patient. Il doit fournir une pièce identité à haut niveau de confiance pour les procédures d’identitovigilance.

Hors périmètre INS : Sur Ameli.fr, il est possible d’obtenir le numéro de sécurité sociale (même pour les ayants droits). La démarche est décrite sur le site.

La donnée doit être partagée et référencée avec l’ensemble de l’identité INS (matricule, OID, traits).

Une identité INS est non modifiable par un utilisateur. Seul un super utilisateur de la cellule opérationnelle d’identitovigilance peut le modifier.

Point de vigilance : toute modification de l’INS entrainera une régression du statut de confiance de l’identité.

Non, il ne peut pas. Il a le droit d’accès et de rectification des données uniquement. Il n’a pas de droit d’opposition possible.

Non, l’identité INS n’a aucun impact sur les données de facturation. L’identité INS doit uniquement être utilisée pour référencer les données de santé.

Non, ces deux numéros ne sont pas toujours identiques. Le matricule INS (le NIR ou le NIA) peut être différent du numéro de sécurité sociale qui sert au remboursement des soins. Dans le cas où l’usager est lui-même l’assuré, c’est-à-dire l’ouvrant-droit, le matricule INS (le NIR ou le NIA) sera identique au numéro utilisé pour le remboursement des soins. En revanche, dans le cas où l’usager n’est pas l’assuré (par exemple un enfant assuré par un de ses parents), le numéro de sécurité sociale utilisé pour le remboursement de ses soins sera celui de son parent. Toutefois, son matricule INS sera bien son NIR / NIA (qui ne correspond donc pas au numéro servant au remboursement des soins, puisque c’est celui de l’un de ses parents qui est utilisé). Lorsque l’enfant sera lui-même son propre assuré, le matricule INS et le numéro de sécurité sociale servant au remboursement des soins seront identiques.

Dans l’immense majorité des cas, les deux numéros sont identiques. Il existe des cas minimes où le NIA peut-être différent du NIR (changement de sexe le temps de la procédure d’immatriculation, …). Dans tous les cas, lors du passage d’un NIA à un NIR, l’opération de vérification du téléservice INSi retournera un « KO » (que le NIR soit identique au NIA, ou non). En effet, un identifiant technique différent appelé OID existe et a une valeur différente en fonction de la nature de l’INS (NIR ou NIA). Il existe donc un OID pour le NIR et un OID pour le NIA. La structure fera alors appel à l’opération de récupération pour récupérer la nouvelle identité INS.

Le NIR et le NIA ont chacun leur organisme d’affectation. L’OID (Object Identifier) permet de les distinguer. Cet élément technique est essentiellement à destination des éditeurs et est totalement transparent pour l’utilisateur final.

Les deux numéros seront bien identiques à partir du moment où l’enfant deviendra son propre assuré.

Les nouveau-nés n’auront pas d’identité INS. La saisie des identités se fera comme aujourd’hui, à l’aide d’un identifiant local. Les nouveau-nés disposent d’une identité INS 8 jours après la naissance, le temps de leur immatriculation au répertoire national d’identification des personnes physiques (RNIPP). Vous pourrez alors faire appel à l’opération de récupération par saisie des traits du téléservice INSi par exemple.

Le téléservice INSi retourne le code INSEE du pays (qui commence par 99). Lorsque le champ « Code lieu de naissance (Code INSEE) » n’est pas renseigné à partir d’INSi mais à partir d’une saisie par l’utilisateur, le logiciel doit permettre à l’utilisateur de saisir le nom de la commune / du pays de naissance, et lui proposer le code INSEE adéquat, en tenant compte du code INSEE affecté à la commune / au pays de naissance en vigueur à la date de naissance de l’usager (par exemple, le logiciel doit proposer le code INSEE 75073 si l’usager est né à Suresnes avant le 01/01/1968, et 92073 si l’usager est né après).

Il faut distinguer le cas du patient étranger immatriculé en France qui aura un NIA puis un NIR (et donc un matricule INS) et le cas du patient étranger non immatriculé (touristes de passage essentiellement) qui n’aura pas de NIR (et donc pas de matricule INS). Dans le second cas, les données de santé de l’usager seront référencées comme aujourd’hui avec les traits de l’usager et un identifiant local.

Le matricule INS peut changer (cas extrêmement rare) lors du passage d’un NIR à un NIA. Les traits d’identité peuvent changer en cas de changement auprès de l’Etat Civil, par exemple lors, d’un changement de nom et prénom et lors d’un changement de sexe.

Il est possible de prendre en compte de façon provisoire – et avec un statut Identité provisoire – la nouvelle identité de l’usager après réassignation sexuelle. Il faut attendre le changement des traits d’identité (sexe, prénom) par l’état civil pour qu’il soit pris en compte sur les bases nationales. Il faudra alors faire un appel au téléservice INSi pour récupérer les nouveaux traits de référence et le nouveau matricule INS officiellement attribués à l’usager.

Si le changement de sexe est reconnu au niveau de l’état civil, le matricule INS ainsi que le(s) prénom(s) de l’usager seront mis à jour en conséquence dans les bases nationales de référence.

Dans la base INSEE, le sexe indéterminé n’est pas renvoyé par le téléservice.

Dans le cas du sexe indéterminé (soit 2 ans après la naissance), il n’y a pas d’identifiant INS.

Dans le RNIV, l’exigence commune relative aux pratiques professionnelles n°10 stipule : « Il doit être affiché à minima les traits stricts suivants : nom de naissance, premier prénom de naissance, date de naissance, sexe et, sur les documents comportant des données d’information de santé, le matricule INS suivi de sa nature (NIR ou NIA) lorsque cette information est disponible et que son partage est autorisé. » Sur les éditions où il y a peu de place, comme une étiquette, les informations peuvent se limiter aux traits : nom de naissance, 1er prénom de naissance, date de naissance et sexe. Dans l’annexe « Affiche des traits d’identité » du RNIV, deux exemples sont illustrés pour affichage des données sur une étiquette.

Il n’est pas pertinent de faire apparaître le matricule INS ou le code commune du lieu de naissance sur les étiquettes. Les étiquettes doivent contenir a minima le nom de naissance, le premier prénom de naissance, la date de naissance et le sexe. Le nom utilisé et le prénom utilisé peuvent apparaître c’est au choix de la structure. Cependant si possible et si nom et prénom utilisés sont différents des noms et prénoms de naissance, il est conseillé de les faire apparaître car ce sont ces traits qui sont généralement utilisés dans le dialogue soignant-soigné.

L’utilisation de l’identité INS est interdite dans les cas d’anonymat. Dans le RNIV, 3 situations sont recensées où il n’est pas possible d’identifier un usager avec sa véritable identité : 1. Accueil d’un usager non accompagné non communiquant ou délirant ; 2. Accueil massif de victimes en situation sanitaire exceptionnelle ; 3. Usager faisant valoir son droit à une prise en charge anonyme. ».

L’INS n’est pas le numéro de sécurité sociale, puisqu’effectivement il peut y avoir plusieurs ayant droit. Pour récupérer l’INS, il faut faire appel au téléservice INSi. La carte vitale, si elle est utilisée, constitue un support pour appeler l’INSi. L’utilisateur devra sélectionner le béénficiaire des soins (si plusieurs patients sont présents sur la carte vitale) mais ne sont bien les informations provenant des bases de l’état civil qui sont ramenées par l’INSi (et non celles de la carte vitale). Si le patient n’est pas en capacité de présenter sa carte vitale, le professionnel pourra appeler le téléservice INSi à partir des traits d’identité du patient pour récupérer son INS.

Nous vous invitions à regarder les pages Prérequis et Organisation du menu INS qui vous donne la démarche à suivre afin de déployer l’INS au sein de votre structure

La liste des éditeur référencés Ségur

La liste des éditeurs qui ont obtenu l’agrément CNDA

Si votre éditeur n’en fait pas parti, nous vous invitons à vous rapprocher dès à présent de lui afin de connaître ses prévisions de développement / déploiement des solutions compatibles INS.

Pour toute question sur le référentiel INS, sur le guide d’implémentation de l’identité INS dans les logiciels et/ou sur l’accompagnement au déploiement de l’identité INS dans votre structure, vous pouvez nous solliciter à l’adresse suivante : contact.ins@esante-bretagne.fr.

Pour toute question sur la convention CNDA et l’aide aux tests, rapprochez-vous du support du CNDA (Support.cnda@assurance-maladie.fr ).

Pour toute question concernant l’intégration du téléservice INSi, nous vous invitons à vous rapprocher du centre de service du GIE SESAM-Vitale (Centre-de-service@sesam-vitale.fr ).

Ils doivent s’aligner avec les recommandations françaises.

Vous pouvez faire appel au téléservice INSi au fil de l’eau. Sachant que l’attribution de l’INS ne peut être réalisée que de façon unitaire, par appel au téléservice INSi, vous pouvez le faire au fur et à mesure de la venue des usagers. Si vous le souhaitez, Il est également possible de mettre à jour la file active en lançant l’appel à l’opération de récupération à partir d’une liste de travail (délimitée et réduite). L’appel au téléservice se fera ici par saisie des traits, car en BackOffice, vous ne disposerez pas des cartes vitales. Le statut final de l’identité dépendra du statut avant l’appel au téléservice, si l’identité a d’ores et déjà été validé alors son statut est Identité Qualifié, sinon cela restera au statut Identité récupéré, jusqu’à ce que l’identité ait été validée.

Les identités INS renvoyées par le téléservice comprennent des tirets et apostrophes. La correction des identités numériques locale devra être faite au fil de l’eau. Le RNIV prévoit que les traits INS remplacent les traits locaux. Après appel du téléservice et contrôle de cohérence de l’identité INS récupérée avec l’identité numérique locale, le professionnel de l’accueil accepte le remplacement des traits, les espaces sont alors remplacés par des tirets et apostrophes (quand la version INS de votre référentiel identité aura été déployée).

Deux possibilités sont envisageables :

• La qualification se fait au niveau de l’accueil (bureau des entrées par exemple). Le professionnel contrôle la pièce d’identité et appelle le téléservice INSi pour récupérer l’identité INS. S’il est sûr qu’il n’y a pas d’erreur entre les données du système d’information et celle sur la pièce d’identité, il peut valider l’identité (et de fait, l’identité sera qualifiée car l’appel au téléservice INSi a été fait)
• La validation, et par extension la qualification, de l’identité se fait en back office. Le professionnel de l’accueil se contente d’appeler le téléservice INSi et de garder une trace de la pièce d’identité. Le back office, dans un second temps, contrôle les données sur la pièce d’identité avec celles contenues dans le SI, puis valide l’identité s’il n’y a pas d’écart. La validation de l’identité, coupée à l’appel au téléservice INSi, permet de qualifier l’identité INS. Chaque établissement est libre de mettre en place l’organisation la plus adaptée à ses pratiques.

Ces logiciels sont également concernés par l’arrivée de l’INS. Cependant, le référentiel national d’identitovigilance impose qu’au sein de chaque système d’information en santé un référentiel d’identité soit identifié et c’est ce logiciel qui devra faire appel à l’opération de récupération du téléservice INSi. Ces logiciels mentionnés seront dans la plupart des cas esclaves de l’identité et seront alimentés en flux d’identités par le référentiel d’identité. Ainsi, pour ce type de logiciels les travaux porteront surtout sur l’implémentation des nouveaux champs d’identité et la mise en place d’un flux d’interopérabilité intégrant l’identité INS.

La récupération de l’identité INS pour tout nouvel usager enregistré facilite la prévention de la création de doublons, sous couvert de bonnes pratiques d’identitovigilance et d’un système d’information n’acceptant pas 2 identités numériques associées à un même matricule INS.

Elle permet de fiabiliser les identités numériques déjà créées à l’occasion d’une nouvelle venue des usagers mais pas de traiter les anciens dossiers en doublon existant dans la base de données.

Les usagers sont le plus souvent suivis par plusieurs professionnels de santé. Le référencement des données avec l’identité INS permet de sécuriser sa prise en charge tout au long de son parcours de santé. En identifiant l’usager de manière unique et pérenne (identité INS), vous pourrez plus facilement échanger et partager les données médicales et administratives en lien avec l’usager, et ainsi mieux le prendre en charge.

Le prérequis au référencement des données santé est l’acquisition d’un système d’information gérant un référentiel unique d’identités et capable d’interroger le téléservice INSi pour récupérer l’identité de santé.

Vous pouvez vous faire accompagner dans l’acquisition et le déploiement de votre DUI dans le cadre du programme ESMS numérique via le futur appel à projet DUI ESMS.

Nous vous invitions à consulter la page ESMS Numérique et SONS

L’obligation de référencement par l’identité INS n’implique pas de supprimer tout autre identifiant local (IPP, IEP, …) pour le remplacer par le matricule INS.

Le partage de l’identifiant local peut être utile dans de nombreuses circonstances, notamment avec les professionnels sous-traitants (biologie, radiologie).

Dans l’absolu, cela est envisageable (échange à prévoir avec votre éditeur sur la faisabilité technique). Toutefois, gardez en tête que certains patients, tels que les touristes étrangers de passage, n’auront pas d’identité INS et certaines situations peuvent rendre la récupération de l’identité INS compliquée (ex : prise en charge en urgence…). Enfin dans les cas d’anonymisation des données de santé le matricule INS ne pourra pas non plus être utilisé pour référencer les données de santé.

Oui, le numéro INS est obligatoire au même titre que les 5 traits stricts.

Le référentiel INS et le référentiel national d’identitovigilance (RNIV) listent les données minimales (matricule INS, traits d’identité,..) à faire figurer « en clair » sur tout document de santé.

Source : page 8 du doc ANS – Datamatrix INS v2

On trouve le détail de la construction des segments du Datamatrix p 7 du doc ANS – Datamatrix INS v2 : IS010000000000000000000000 S1 260095652012481 S2 1.2.250.1.213.1.4.8 S3 YVETTE S4 PADOLLEC S5 F S6 19- 09-1960 S7 56520

Il existe un outil de validation de datamatrix mis à disposition par l’ANS

Il n’est pas nécessaire de chercher à réimprimer les dossiers papier archivés. Si besoin, l’établissement pourra toujours faire le lien entre ces dossiers et l’identité INS contenue dans le SI par l’intermédiaire de l’IPP si le patient revient.

Si vous avez des besoins d’accompagnements sur l’INS, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse suivant : contact.ins@esante-bretagne.fr

Accéder à la page Communication / Sensibilisation

Retours d’expérience Sanitaire

Retours d’expérience Médico-social

Le téléservice mis à votre disposition par l’assurance maladie, vous permettra de récupérer l’INS de vos usagers permettant le référencement de vos données de santé. Il comprend deux opérations :

Les bases de l’INSEE (RNIPP, SNG) sont utilisées, ce sont des bases de l’Etat Civil.

La réponse du téléservice est quasiment instantanée (quelques secondes)

D’abord, le temps nécessaire à la récupération de l’identité INS puis de sa qualification va augmenter, le temps de qualifier les identités INS de la file active. Puis, chaque structure doit effectuer des choix organisationnels pour savoir si ces démarches doivent se répercuter plus sur le bureau des entrées ou sur les ressources du back-office.

Non le téléservice INSi retourne une seule réponse.

Il y a trois retours possibles :

Non il ne renvoie qu’une seule personne. C’est une exigence CNIL.

Si la recherche du patient est effectuée par saisie des traits, le lieu de naissance peut être ajouté ainsi que la liste de prénoms. Si l’identité INS n’est pas trouvée, le recherche du patient devra être réalisée par carte vitale afin d’éliminer les homonymes dans la base de l’Etat Civil.

Le lecteur de carte vitale est indispensable pour pouvoir interroger le téléservice par lecture de la carte vitale. Vous devez disposer soit d’un lecteur bifente permettant d’insérer à la fois la carte vitale du patient et la carte CPx nominative du professionnel, soit de deux lecteur monofentes. Ces boitiers réalisent la lecture de la carte vitale et transmettent les informations lues au téléservice INSi.

Les données doivent être saisies en entrée en majuscules, sans signe diacritique (accent, tréma, cédille, etc.) et sans ligature. Les tirets et les apostrophes sont, en revanche, autorisés. A ce jour, beaucoup de structures se sont conformées à l’instruction DGOS de 2013 relative à la saisie des identités dans le SIH. Cette instruction préconise une saisie en majuscules, sans accents, sans signes diacritiques. Par rapport à cette instruction, le téléservice INSi réintroduit les tirets et les apostrophes. A l’avenir, si vous créez une identité localement (sans faire appel au téléservice INSi) et que l’identité comporte des tirets et/ou des apostrophes, il faudra les saisir dans votre outil. En revanche, les accents, les cédilles, …ne seront toujours pas utilisés (pas de changement par rapport à l’existant). Ces caractères restent « interdits ».

Le téléservice INSi est insensible aux tirets et apostrophes : si vous appelez le téléservice INSi avec un nom et/ou prénom sans l’apostrophe ou le tiret alors que ceux-ci sont présents dans les bases officielles, le téléservice INSi retrouvera l’identité et vous la retournera (avec le tiret ou l’apostrophe).

C’est bien le code commune INSEE qui doit être utilisé car c’est ce code que remonte le téléservice INSi (et non le code postal).

Les éditeurs vont devoir faire évoluer leurs logiciels afin de se mettre en conformité avec les exigences du RNIV, puisque ce document leur sera également opposable. Une fois les logiciels en conformité, les règles du RNIV devront être appliquées par toutes les structures. Il n’y a donc pas de possibilité de conserver des règles de saisie locales.

Le RNIV prévoit que chaque identité soit historisée, ainsi que l’ensemble des mouvements sur cette identité depuis sa création. Sur ce point, le RNIV ne modifie pas l’existant.

Lors d’une opération de récupération de l’INS par traits, la recherche peut être effectuée sur un des prénoms de l’état civil, peu importe lequel. La liste des prénoms dans l’ordre de l’état civil est retournée par le téléservice INSi. Il n’est pas nécessaire de renseigner l’ensemble des prénoms de naissance pour la recherche par traits. Un seul prénom de l’Etat civil peut suffire. Si ce n’est pas le cas il faudra affiner la recherche avec la liste complète des prénoms.

Le téléservice renvoie uniquement l’identité du patient. Les informations liées aux décès du patient ne font pas partie de ces informations. Le téléservice INSi ne retourne pas l’information comme quoi le patient est décédé. L’appel au téléservice INSi est toujours possible pour un patient décédé.

Pour les usagers, ne disposant pas de prénom de naissance (champ vide sur la pièce d’identité, ou suite de X par exemple), il sera saisi SANSPRENOM. Il en est de même pour les usagers ne disposant pas de nom de naissance, il sera saisi SANSNOM.

Pour pouvoir récupérer l’identité INS, il vous faut appeler le téléservice INSi à partir de vos logiciels, par exemple le logiciel référentiel des identités pour l’opération de récupération. Les éditeurs doivent faire les évolutions nécessaires pour vous permettre d’appeler le téléservice.

Non, l’appel à l’opération de récupération ne doit se faire qu’une seule fois. Il n’est nécessaire de renouveler l’opération que si l’usager a modifié ses traits stricts auprès de l’état civil ou en cas d’échec de l’opération de vérification d’une identité INS.

Deux modalités existent pour appeler l’opération de récupération du téléservice INSi :

• Appel via insertion de la carte Vitale dans le lecteur.
• Appel via la saisie des traits d’identité

Dans le cas où l’usager n’a pas sa carte Vitale, l’appel à l’opération de récupération se fera en saisissant ses traits d’identité ou en utilisant les traits d’identité déjà présents dans le SI. Il faudra saisir à minima les traits d’identité suivants : le nom de naissance, un des prénoms de l’acte de naissance, la date de naissance et le sexe. Le lieu de naissance et l’ensemble des prénoms (pour un usager ayant plusieurs prénoms) ne sont pas obligatoires. Quel que soit la modalité utilisée pour appeler l’opération de récupération (appel par carte Vitale ou par saisie des traits d’identité), les données retournées par le téléservice INSi pour un même usager sont identiques : matricule INS, nom de naissance, liste des prénoms de naissance, sexe, date de naissance et lieu de naissance.

L’appel à l’opération de récupération par lecture de la carte vitale présente aussi plusieurs avantages notables :

Vous récupérez déjà les droits de vos usagers par lecture de la carte vitale : ce processus d’appel s’intègrera facilement dans votre quotidien en lançant l’opération de récupération sans intervention manuelle ;
Vous limiterez votre recours à la saisie manuelle des traits d’identité, les erreurs de saisie seront ainsi évitées et les risques d’erreurs associés ;

Pour rappel, les données d’entrée du téléservice INSi avec lecture de la carte vitale sont :

• Matricule INS de l’usager ;
• Date de naissance ;
• Rang de naissance ;
• Nom de naissance ;

Si le téléservice ne trouve pas d’identité unique dans les bases nationales de référence (RNIPP, SNGI), un second appel est effectué automatiquement. La donnée « nom de naissance » est alimenté avec le nom usuel de l’usager sélectionné en carte vitale

En cas d’échec de la récupération par carte Vitale, il est préconisé de réaliser l’opération d’appel par la saisie des traits d’identité, qui fait appel aux traits suivants : nom de naissance, au moins un des prénoms de naissance, date de naissance, sexe et lieu de naissance en code INSEE (si connu).

Pour rappel, la carte Vitale est une des deux modalités permettant d’appeler l’opération de récupération du téléservice INSi. Pour être utilisée, la carte Vitale doit être physiquement présente dans le lecteur de carte Vitale. Les données lues en carte Vitale pour la recherche sont le NIR, le rang de naissance et la date de naissance. Si le téléservice INSi ne retourne aucune identité INS, il faudra alors utiliser la seconde option : l’appel par saisie des traits (si cette opération n’a pas déjà été utilisée). Pour rappel, le téléservice INSi ne retourne pas les données contenues dans la carte Vitale. La carte Vitale n’est qu’un moyen pour accéder aux bases nationales de référence gérées par l’INSEE. A contrario, les données contenues dans la carte Vitale ne proviennent pas du RNIPP mais de bases propres à l’Assurance Maladie.

L’identité présente sur la carte Vitale est une identité de facturation. Il ne s’agit pas d’une identité de l’état Civil. Le RNIV stipule que la date de naissance à enregistrer dans les traits stricts est celle établie sur le document d’identité de haut niveau de confiance, et non celle enregistrée par l’Assurance Maladie. Les données relatives à l’identité de facturation de l’Assurance Maladie doivent être enregistrées dans des champs distincts de ceux utilisés pour l’identité INS.

Pour les enfants (ayant-droits), les NIR personnels sont en général présents sur les cartes Vitales des ouvrant-droits (généralement, les parents). Si ce n’est pas le cas, l’appel à l’opération de récupération se fera par saisie des traits.

Si vous utilisez l’opération de récupération par saisie des traits d’identité, il faudra saisir à minima les traits d’identité suivants : le nom de naissance, un des prénoms de l’acte de naissance, la date de naissance et le sexe. Le lieu de naissance et l’ensemble des prénoms (pour un usager ayant plusieurs prénoms) ne sont pas obligatoires.

Les différences ne devront pas être modifiées. Vos outils ont été conçus pour vous présenter l’identité local et l’identité INS à côté et vous pourrez remplacer les traits locaux par les traits INS. (en un clic)

Un patient né à l’étranger et pour lequel on constate une erreur sur son INS doit se tourner vers sa caisse d’assurance maladie ou sa caisse d’assurance retraite pour que la modification soit faite. Ces patients ne sont pas gérés par l’INSEE.

L’opération de vérification en masse ne permet pas d’attribuer une identité INS mais permet de vérifier la cohérence d’une identité INS. Ainsi, il n’est possible de faire appel à cette vérification en masse qu’uniquement si l’identité INS a été récupérée localement. En termes de délai de réponse, le téléservice INSi est en capacité de supporter 65 transactions par seconde. Des travaux sont en cours pour augmenter le nombre de transactions par seconde.

Si une identité INS transite dans le même domaine d’identification (par exemple une GAM vers un DPI), le logiciel récepteur n’a pas besoin de faire appel à l’opération de vérification du TLS INSi. L’opération de vérification est nécessaire lorsque les données de santé sont transmises vers un autre domaine d’identification. Par exemple, un CRH est envoyé au médecin de ville avec l’identité INS. Le médecin de ville va utiliser l’opération de vérification pour contrôler l’identité INS envoyée. Les informations dans son LGC doivent être vérifiées en respectant les règles d’identitovigilance, c’est-à-dire en s’assurant la bonne cohérence entre l’identité réelle et l’identité numérique du patient lors de son prochain rendez-vous sauf si l’identité du patient est déjà au statut qualifié dans le LGC du médecin de ville. Dans ce dernier cas l’intégration pourra se faire automatiquement.

Si le patient n’est pas présent dans votre base, l’appel à l’opération de vérification doit être effectué. Le logiciel qui reçoit de la donnée de santé doit être en mesure de faire appel à cette opération sauf si l’appel à l’opération de vérification est centralisé au niveau d’un EAI.

Lorsque le téléservice retourne une INS, il peut y avoir une incohérence entre le document à haut niveau de confiance présenté par l’usager et les traits stricts retournés par le téléservice.

Plusieurs facteurs sont à l’origine de ces discordances, voici les deux principaux :

• Les bases de données utilisées pour fournir l’INS (RNIPP à l’INSEE et/ou SNGI à la CNAV) sont différentes de celle servant à établir un titre d’identité (TES du ministère de l’intérieur).
• Les discordances entre l’identité numérique saisie localement et les traits de l’INS renvoyés par le téléservice INSi sont essentiellement liées à des erreurs de saisie.

Je saisis les traits d’identité tels que mentionnés sur la carte d’identité.

Je récupère les traits de référence en faisant appel au téléservice INSi (opération de récupération). Si aucune identité unique n’est trouvée, je saisis les traits d’identité tels que mentionnés sur la carte d’identité.

J’invite l’usager à mettre à jour ces données auprès du service d’état civil de son domicile ou de son lieu de naissance. L’identité enregistrée au sein de votre structure restera au statut récupéré ou provisoire (fonction des modalités de recueil des traits d’identité utilisées), tant que l’erreur ne sera pas rectifiée.

Les champs « Nom utilisé » et « Prénom utilisé » vous permettront de retranscrire les dires de l’usager afin de faciliter la communication et donc sa prise en charge.

Il faut savoir aussi que la conduite à tenir dépend de l’erreur.

Si elle est signalée et connue par l’usager, l’idéal est de faire appel au téléservice INSi pour récupérer les traits officiels, de préférence par l’intermédiaire de la carte Vitale. Le risque d’échec de l’opération est plus grand, pour cause, avec la saisie des traits d’identité mentionnés sur le titre d’identité. L’identité numérique restera au statut « Identité récupérée » tant qu’un document à haut niveau de confiance conforme à l’identité numérique ne sera pas présenté.

Si la récupération de l’identité INS est impossible, les traits sont transcrits tels qu’ils apparaissent sur le titre d’identité et l’identité numérique est au statut « Identité provisoire ».

Il appartient au patient de faire corriger l’erreur sur la base INSEE, via la démarche en ligne

L’important est d’enregistrer l’identité correcte, sous le contrôle de l’usager ou de ses proches, avant d’envisager avec lui de faire corriger l’erreur à la source. Comme les traits de l’INS remplacent les traits locaux, il ne faut pas récupérer l’INS si elle comporte une erreur susceptible de gêner les opérations d’identification primaire ou secondaire de l’usager.

La gestion des discordances

Chaque structure doit sensibiliser ses usagers au travers d’affiches, sur le site internet, dans le livret d’accueil, …

Afin d’utiliser une identité numérique de confiance, il est indispensable de s’assurer, a minima lors du premier contact physique de l’usager dans une structure, que les justificatifs d’identité présentés correspondent bien à la personne prise en charge. [Exi PP 08]

Le fait que le nom d’usage ne soit pas précisé sur la pièce d’identité n’empêche pas la récupération de l’INS étant donné que le nom d’usage n’est pas un trait strict.

Dans ce cas, si l’inversion porte sur le nom de naissance et le prénom de naissance, il n’est pas possible de qualifier l’identité étant donné que la discordance porte sur les traits stricts de l’usager. Règle FIP 15 : « Mieux vaut conserver une identité numérique provisoire exacte que de vouloir à tout prix valider ou qualifier une identité numérique basée sur des erreurs de traits constatés sur un document d’identité ou dans l’INS ».

En pratique :

• si l’erreur est sur le document d’identité, l’usager doit s’adresser au bureau d’état civil dont il dépend ;
• si l’anomalie est constatée sur l’INS, l’usager doit en demander une correction à l’INSEE (l’INSEE n’est pas compétent pour apporter des corrections d’état civil pour les personnes nées hors de France. Ces personnes doivent se rapprocher d’un organisme qui gère leurs droits sociaux, en joignant un acte de naissance traduit de moins de trois mois et un justificatif d’identité en cours de validité). – Demande de correction auprès de l’INSEE

Pour certains usagers d’origine étrangère, le titre d’identité ne précise pas le nom de naissance. Dans ce cas, le trait est enregistré « aux dires de l’usager ». Mais, comme il s’agit d’un trait strict, l’identité numérique devra rester au statut « identité provisoire » tant que cette information n’aura pas été prouvée à l’aide d’un document d’identité du pays distinguant les différents traits d’identité.

FIP15, chapitre 1.5.2 Erreur dans la liste des prénoms :

« L’INS peut être récupérée si la discordance au niveau des prénoms est sans effet sur l’enregistrement du premier prénom de naissance et la gestion des homonymies. »

Dans les prénoms de naissance, il est possible de constater des différences dans l’utilisation des tirets, apostrophes et de transcription de caractères spéciaux. – FIP 15 Conduite à tenir en cas d’incohérences lors de la recherche de l’INS

La FIP 15 propose des consignes et des exemples permettant aux acteurs de l’identification primaire de prendre la bonne décision lorsqu’une discordance est mise en évidence entre les traits de l’INS et ceux relevés localement

Si vous ne trouvez pas la réponse dans cette fiche sur votre discordance vous pouvez contacter vos référents régionaux en identitovigilance via l’adresse mail suivant :

• contact.ins@esante-bretagne.fr
• contact.ins@telesantebretagne.org (Messagerie sécurisée)

Le RNIV spécifie les pièces d’identité à haut niveau de confiance :

« Pour les usagers français, il s’agit de la carte nationale d’identité et du passeport15.

Pour les mineurs ou dans le cas particulier de certains usagers majeurs qui n’en disposent pas, il est accepté le livret de famille ou un extrait d’acte de naissance. Dans ce cas de figure, il est nécessaire que le représentant légal, le parent ou le descendant selon les cas (majeurs vsmineurs), puisse justifier de sa propre identité.

Pour les usagers étrangers, il s’agit du passeport, du titre de séjour, ou de la carte d’identité nationale pour les ressortissants de l’Union européenne (UE), de la Suisse, du Liechtenstein, de la Norvège, de l’Islande, du Vatican ainsi que des Principautés de Monaco, Saint Marin et Andorre 17 .

Tous les autres documents ont une valeur probante plus faible et ne permettent pas de valider une identité numérique. »

Le sexe n’étant pas mentionné sur le permis de conduire, celui-ci n’est pas répertorié comme document officiel d’identité à haut niveau de confiance.

Vous ne pouvez pas valider l’identité de l’usager (statut provisoire). Vous pouvez récupérer l’identité INS à partir des informations à votre disposition, l’identité aura un statut récupéré. Dans les deux cas, vous ne pourrez pas diffuser le matricule INS et son OID. Seuls les traits locaux ou les traits de référence pourront être partagés au sein du cercle de confiance de l’usager.

Le patient ne peut pas s’opposer au référencement de ces données de santé par l’INS. Dans le référentiel INS, il est indiqué que : « Les personnes dont les données sont référencées avec l’INS peuvent exercer les droits qu’elles détiennent en application du régime juridique applicable aux systèmes d’information de santé utilisant l’INS. Des règles particulières ont été fixées concernant les droits de ces personnes à l’égard de l’opération de référencement des données de santé avec l’INS. Il est réglementairement prévu que la personne concernée ne dispose pas de droit d’opposition au référencement de ses données de santé avec l’INS, afin de ne pas risquer de paralyser l’obligation d’utiliser l’INS. Pour autant, le droit d’opposition existe toujours, pour motif légitime, au profit de la personne concernée à l’égard par exemple de son dossier patient informatisé ».

Vous prenez en charge l’usager avec un statut adéquat (statut provisoire). Dans les cas d’échanges et de partages, vous ne pourrez pas vous baser sur l’identité INS. Des efforts de réconciliation d’identité et d’intégration des documents transmis dans vos logiciels métiers seront donc à prévoir par le destinataire.

La prise en charge du patient est prioritaire. L’identité INS devra être créer/récupérer ou vérifier ultérieurement.

Une fois que l’identité est validée, vous n’avez pas l’obligation de contrôler l’identité de l’usager à chaque fois.

Toutefois, le RNIV laisse la possibilité de revérifier l’identité de l’usage à chaque venue : « En structure d’exercice collectif, il convient d’évaluer le niveau de risque en fonction de la population accueillie, des actes réalisés et du turnover des professionnels. Par exemple, un contrôle systématique à chaque venue peut être rendu obligatoire pour les structures ou services qui pratiquent des activités à risque ou réalisent des accueils en urgence… »

La preuve n’est pas exigée. Les établissements qui ont l’habitude de les scanner continueront. Contrôle de la pièce, validation de l’identité, ce qui engage la responsabilité de l’établissement. Mais pas de preuve de conservation de l’identité imposée.

Dès lors que vous avez un doute sur l’identité de la personne, vous ne devez pas chercher à appeler le téléservice INSi, ni à récupérer l’identité INS. Vous prendrez en charge ces personnes comme vous le faites actuellement.

Nous avons précisé dans le RNIV « cinq ans après la dernière venue de l’usager ». Si l’usager se présente de nouveau, vous vérifiez que la pièce d’identité est la même. Si la pièce est identique, vous n’avez pas d’action à mener. Si l’usager présente une pièce d’identité plus récente, vous supprimez l’ancienne et vous scannez la nouvelle pièce. Si l’usager ne revient pas au bout de cinq ans, idéalement, il faudrait que vos outils vous proposent une fonctionnalité pour supprimer automatiquement l’archivage de ces pièces.

Le cas des outils régionaux qui ne voient jamais le patient / usager peut éventuellement être rapproché du cas de la réalisation d’actes pour le compte d’un tiers, sans lien direct avec l’usager prévu dans le RNIV (annexe 2 : « Identification primaire sans présence physique de l’usager »). Le RNIV prévoit que le demandeur (par exemple un établissement de santé) et le receveur de la demande contractualisent. Le demandeur s’engage alors à respecter le RNIV et les bonnes pratiques de récupération et de qualification de l’identité INS. Dans ce cas-là, l’outil receveur de l’identité INS peut considérer que l’identité INS transmise est de confiance. En l’absence de contrat, l’outil receveur ne pourra pas considérer que l’identité INS transmise est de confiance, et ne pourra donc pas l’utiliser pour communiquer avec d’autres tiers.

Le nom d’usage est un nom hérité d’un acte d’état civil (mariage, naissance…). Il est normalement précisé sur un document officiel d’identité après le titre « Nom d’usage ». Il peut évoluer au gré des actes d’état civil (divorce, remariage). Faute de mise à jour des pièces d’identité, il est parfois en discordance avec le nom réellement porté par l’usager, ce qui n’en fait pas un trait d’identité fiable. D’autant que l’usager peut décider de ne pas le porter dans tout ou partie de ses activités. Remarque : il est recommandé de préférer le terme nom d’usage à celui, désuet, de nom marital.

Lorsque le nom utilisé est le nom d’usage, il correspond à celui qui est inscrit sur la ligne nom d’usage du titre d’identité présenté, sans la mention qui le précède telle que : « époux/se de », « divorcé/e de », « veuf/ve », leur abréviation sur les titres français (« Ep. », « Div. », « Vve ») ou leur équivalent sur les titres étrangers. Remarque : l’utilisation effective du nom d’usage mentionné sur la pièce d’identité peut changer à l’occasion d’événements d’état civil (mariage, divorce…). Il appartient à la structure d’évaluer la pertinence de prendre en compte les modifications non officialisées et/ou d’inviter l’usager à faire mettre à jour son titre d’identité auprès des services d’état civil. Chaque structure ou acteur de santé, en fonction de ses activités, de sa patientèle, définit localement des règles d’alimentation des champs « nom utilisé » et « prénom utilisé ». Le choix peut être fait de ne prendre en compte que le nom d’usage et le prénom usuel (au sens de l’état civil), mentionné(s) sur une pièce d’identité ou d’alimenter ces champs par le nom et le prénom réellement utilisés dans la vie courante. Cette décision doit être tracée, formalisée, communiquée.

Pour plus de précisions, se reporter au RNIV.

Cela va dépendre de votre architecture technique. Si vous avez un référentiel d’identité unique (c’est-à-dire un unique outil de gestion des identités qui irrigue toutes les applications du GHT), vous n’aurez besoin de qualifier l’identité INS qu’une seule fois. Cette dernière pourra ensuite être véhiculée au sein du GHT sans devoir de nouveau être qualifiée. En revanche, si vous n’avez pas encore réalisé cette étape de convergence (par exemple, vous utilisez des outils de fédération d’identités), chaque établissement devra requalifier l’identité INS car il sera considéré comme un acteur externe ou l’outil de fédération des identités pourra lui-même appeler le téléservice INSi. Mais dans ce dernier cas il faut faire un choix de référentiel d’identités. Le RNIV impose qu’il existe un seul et unique référentiel d’identité. Ce référentiel sera donc soit le serveur d’identité au niveau GHT soit la GAM de chaque établissement membre du GHT.

Vous connaissez cet usager, mais connaissez-vous son identité INS (identité numérique telle qu’enregistrée dans les bases nationales de référence) ? Les bonnes pratiques d’IdentitoVigilance recommandent de contrôler l’identité de l’usager à partir d’un document officiel d’identité dès que possible.

L’identité numérique locale de cet usager que vous connaissez ne peut pas bénéficier d’un bon niveau de confiance tant que vous ne vous êtes pas assuré que les traits enregistrés correspondent bien à ceux portés sur un document d’identification de haut niveau de confiance (passeport ou carte d’identité).

Pour améliorer le statut de l’identité numérique, il faut demander à l’usager d’attester de son identité au moins une fois. Seul le statut « identité qualifiée » qui combine la récupération de l’identité INS et la vérification de l’identité réelle permet de référencer les données de santé avec le matricule INS et les traits associés.

Le matricule INS ne peut pas être transmis sans OID. L’identité INS doit être transmise lorsqu’une une identité est au statut « qualifiée ».

Les échanges et partages de données de santé peuvent se faire de plusieurs manières : via MSSanté, au-travers du DMP ou autres plateformes de partage tels que des services régionaux, … Des documents techniques, comme la Change Proposal IHE PAM d’InteropSanté et l’annexe du CI-SIS, décrivent la manière dont l’identité INS doit être diffusée dans les différents standards d’échange.

Effectivement, toute donnée de santé doit être rattachée à l’identité INS, à partir du moment où l’identité INS est qualifiée. Le RNIV précise : « Il appartient à la structure de santé de définir l’affichage des traits à utiliser dans les différents cas d’usage (écran, étiquettes, demande d’examen ou de prescription d’un acte, compte-rendu d’examen ou de séjour…) en affichant a minima les traits stricts suivants : nom de naissance, premier prénom de naissance, date de naissance, sexe. ».

Pour en savoir plus, reportez-vous au RNIV.

Dans le cadre d’un document par MSsanté les identifiants et matricule INS seront imprimés sur le document. (Pas de transmission structurée.) Il devra y avoir une ressaisie et faire alors appel au téléservice pour qualifier cette identité.

Les textes de loi exigent que toute donnée de santé soit référencée avec l’identité INS, que cette donnée de santé ait vocation à être échangée / partagée ou non. Toutefois, dans la phase de déploiement, vous pouvez prioriser les outils qui servent de référentiel d’identité (par exemple, les outils de gestion administrative du patient / usager) et ceux qui sont amenés à échanger et partager de la donnée de santé avec l’extérieur.

Toute donnée de santé, qu’elle soit sur papier ou informatisée, doit être référencée avec l’identité INS. Ce peut être les données de santé présentes sur un compte-rendu (consultation, hospitalisation, …), une prescription, les étiquettes, un résultat d’imagerie ou de biologie, … Cette liste est non exhaustive.