Gouvernance Identitovigilance
La politique d’identitovigilance a pour objet de favoriser le déploiement de la culture de sécurité auprès de tous les acteurs concernés, qu’ils soient internes à la structure ou qu’ils fassent partie des intervenants et correspondants habituels de celle-ci.
La politique d’identitovigilance a pour objectif de définir la stratégie organisationnelle la plus adaptée pour :
- favoriser le respect des bonnes pratiques d’identification par tous les acteurs (professionnels et usagers) ;
- garantir la confiance dans la qualité des informations échangées entre les professionnels de santé internes et les correspondants externes (établissements de santé, structures médico-sociales, prestataires, etc.) ;
- s’assurer de l’interopérabilité entre les systèmes d’information en santé ;
- sécuriser le rapprochement d’identités (applications internes, systèmes d’information des partenaires, applications régionales, services nationaux comme le dossier médical partagé (DMP), etc.) ;
- identifier, analyser et prévenir les anomalies en lien avec des erreurs d’identification des usagers pris en charge.
La politique d’identitovigilance s’applique à tous les modes de prise en charge assurés par la structure : hébergement, consultation, soins à domicile, actes de télésanté, etc.
Les acteurs concernés sont :
- l’usager, acteur de sa sécurité, et ses accompagnants : ayant-droit, personne de confiance, représentant légal ;
- les professionnels de santé ou du secteur médico-social concourant à la prise en charge.
L’instance de pilotage
Des instances stratégique et opérationnelle dédiées à l’identitovigilance doivent être mises en place par les établissements de santé et les groupements de structures. [EXI ES 01]
La structuration des moyens de pilotage et de mise en œuvre opérationnelle est à adapter aux ressources humaines disponibles dans la structure – ou le groupe auquel elle appartient – et à l’évaluation des risques associés à son activité et à la population accueillie. Elle repose classiquement sur plusieurs niveaux :
- une instance stratégique ;
- une instance opérationnelle pilotée par un référent identitovigilance ;
- une instance consultative.
L’instance stratégique
L’instance stratégique est l’instance décisionnaire
Préconisations du Référentiel National d’IdentitoVigilance (RNIV) concernant les missions de cette instance.
L’instance opérationnelle
Dans les établissements de santé, la cellule opérationnelle est le plus souvent dénommée Cellule d’identitovigilance (CIV). Son rôle est de rester en contact avec l’ensemble des acteurs afin de participer à l’amélioration continue des pratiques et de la culture de sécurité dans ce domaine.
Cette instance est chargée de piloter ou de participer aux réflexions et aux actions relatives à l’identitovigilance
Préconisations du Référentiel National d’IdentitoVigilance (RNIV) concernant les missions de cette instance.
L’instance consultative
Il n’est pas obligatoire de mettre en place une instance consultative au niveau de la structure ; cela relève de la décision de l’instance stratégique correspondante. Si c’est le cas, elle doit être constituée de représentants des différentes catégories professionnelles impliquées dans les questions d’identification afin de donner un avis sur la politique, la formation ou les documents qualité qui leur sont soumis :
- membres de CIV ;
- référents métiers logiciels ;
- représentants des parties prenantes (professionnels de santé, médico-sociaux, usagers, sous-traitants, responsables/référents systèmes d’information, etc.).
Le référent en identitovigilance
Le référent en identitovigilance est un professionnel de la structure, qui est en charge, sur un temps de travail dédié, de mettre en place des actions visant à favoriser les bonnes pratiques d’identification des usagers
Un référent en identitovigilance doit être identifié dans tout établissement de santé. [EXI ES 02]
En fonction de la taille ou du nombre d’implantations géographiques de la structure (ou particularités organisationnelles), il peut être décidé de nommer plusieurs référents locaux sous l’autorité technique du référent identitovigilance.
Les missions du référent identitovigilance
Préconisations du Référentiel National d’IdentitoVigilance (RNIV)
Le référent en identitovigilance est identifié :
- au niveau de la structure ;
- dans l’observatoire des systèmes d’information en santé (oSIS) de la plateforme ATIH ;
- auprès du référent régional en identitovigilance
Elaborer sa charte d’identitovigilance
Le Référentiel National d’Identitovigilance (RNIV) prévoit que chaque établissement formalise sa politique d’identification de l’usager au sein d’une charte d’identitovigilance. Il formule un certain nombre de préconisations quant à sa rédaction et à son contenu.
La charte d’identitovigilance peut être commune à plusieurs structures associées. Elle a pour objet de rappeler les principes à respecter pour :
- recueillir l’identité des usagers en respectant les préconisations en vigueur ;
- prévenir les risques liés à une mauvaise identification ;
- harmoniser les pratiques et favoriser l’acculturation des professionnels en termes de sécurité ;
- impliquer les usagers dans cette exigence de sécurité.
Cette charte comprend obligatoirement les informations suivantes :
Indicateurs qualité
Les indicateurs qualité ont pour but d’évaluer la performance du système. Il est important d’en disposer à la fois sur les pratiques d’identification primaire et secondaire. Ils sont définis au sein de la structure mais peuvent aussi faire l’objet d’une généralisation territoriale, régionale voire nationale. La mise en œuvre de ces indicateurs est à évaluer au regard des contraintes techniques (éditeurs) et de vos besoins métiers (projets internes en cours au sein de la structure).
Le taux d’identité Qualifiée
D’autres indicateurs peuvent être mis en place par la structure (liste non exhaustive) :
- Proportions d’identités validées, récupérées, provisoires
- Taux de doublons de flux (calculé sur la file active) ;
- Taux de signalements d’événements indésirables relatifs à l’identification primaire des usagers ;
- Taux de signalements d’événements indésirables relatifs à l’identification secondaire des usagers ;
- Taux de formation des professionnels de la structure à l’identitovigilance, par catégorie professionnelle, etc.
Fiche 3RIV : Suivi d’indicateurs qualité en Identitovigilance